تکمیل دقیق مدارک، مهم‌ترین مرحله برای اطمینان از ترخیص سریع بار در گمرک کانادا (CBSA) است.

الف) بارهای شخصی (مهاجران و دانشجویان):

• کپی پاسپورت و ویزای معتبر یا کارت اقامت دائم (PR).
• لیست بسته‌بندی (Packing List): سندی به زبان انگلیسی یا فرانسوی که محتویات هر جعبه را با جزئیات دقیق مشخص می‌کند.
• فرم BSF186 (معروف به فرم B4): حیاتی‌ترین سند برای مهاجران که باید در اولین ورود به کانادا به افسر گمرک ارائه شود تا لیست وسایلی که قرار است بعداً ارسال شوند (Goods to Follow)، ثبت و از پرداخت مالیات معاف گردند.

ب) بارهای تجاری:

• کارت بازرگانی معتبر صادرکننده.
• فاکتور فروش (Commercial Invoice) و گواهی مبدأ (Certificate of Origin).
• مجوزهای خاص برای کالاهایی نظیر مواد غذایی یا دارو.

قوانین مالیاتی و نظارتی جدید (FINTRAC)

در سال ۲۰۲۵، کانادا نظارت‌های مالی بر تراکنش‌های مرتبط با ایران را به‌شدت تشدید کرده است. مرکز تحلیل تراکنش‌ها و گزارش‌های مالی کانادا (FINTRAC) اعلام کرده است که تمام تراکنش‌های مالی با مبدأ یا مقصد ایران، بدون توجه به مبلغ (حتی زیر ۱۰ هزار دلار)، باید به عنوان تراکنش «پرخطر» گزارش شوند. این موضوع شامل هزینه‌های پرداخت شده برای فریت بار و حواله‌های شخصی نیز می‌شود. بنابراین، نگهداری پوشه مدارک شامل فاکتورها و مدارک بانکی برای اثبات منبع وجوه ضروری است.

نکات کلیدی برای کاهش هزینه‌ها

• زمان‌بندی: ارسال بار در زمان‌های اوج تقاضا مانند کریسمس یا تابستان گران‌تر است.
• حمل گروهی: برای بارهای تجاری کوچک، استفاده از روش گروپاژ (LCL) هزینه به ازای هر کیلو را کاهش می‌دهد.
• بسته‌بندی بهینه: استفاده از کارتن‌های مقاوم با اندازه مناسب برای حذف فضای خالی، وزن حجمی و در نتیجه هزینه را پایین می‌آورد.